印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為完善公司的印章管理，規(guī)范公司各類實物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為，華天OA特別研發(fā)出印章管理模塊，有效控制各類章印使用帶來的各種經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任風(fēng)險，維護(hù)公司的利益。
先從一個經(jīng)典的案例講起：
廣西某工程項目管理有限責(zé)任公司是一家主要從事工程造價咨詢、政府采購代理、工程招標(biāo)代理等業(yè)務(wù)的綜合性咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有工程造價咨詢甲級、政府采購甲級資格、工程招標(biāo)代理乙級資格，是廣西目前最具實力的甲級造價咨詢公司之一。由于公司的業(yè)務(wù)需要，有大量的印章管理需求，通過華天OA的印章管理系統(tǒng)使用，不僅可以將公司內(nèi)現(xiàn)有印章清晰展現(xiàn)，明確保管人和現(xiàn)有狀態(tài)，還可以規(guī)范印章管理，將用印、借出、歸還等操作形成工作閉環(huán)，保留操作記錄，防止出現(xiàn)法律問題無法追溯。
在過去的印章管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
¤ 無法將企業(yè)印章在統(tǒng)一位置展現(xiàn)，或是展現(xiàn)不直觀、不明確；無法實時得知印章的使用狀態(tài)。
¤ 無法將實物章和電子章的用印情況登記記錄，或記錄無法落實到每一份被蓋章的紙質(zhì)、電子文件上。
¤ 公章外借和歸還管理混亂，無法記錄具體的人員、時間、原因等信息，并且無法通過外借和歸還的狀態(tài)實時反映在每個印章上。
¤ 公章維護(hù)中只能登記實物章，無法對電子章進(jìn)行統(tǒng)一管理，使實物章和電子章的管理分離。
¤ 公章的變更和作廢沒有形成日志，導(dǎo)致出現(xiàn)問題無法追溯。
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)在了解了客戶需求后，仔細(xì)斟酌后，給客戶提出了
以下解決方案：
1. 電子簽章與審批和公文聯(lián)動
電子印章和手寫簽名：電子印章和手寫簽名都是數(shù)字加密文檔型表單的一種技術(shù)途徑，提供了更高強(qiáng)度的安全認(rèn)證信息。華天動力支持各CA的電子印章以及國家許可的各類電子簽章，與各信創(chuàng)會員單位的電子簽章均做了相互兼容。
在OA系統(tǒng)的審批單據(jù)上以及文檔型審批的正文（支持流式和版式兩種格式）中，都可以加蓋印章。加蓋印章的為保障印章使用安全，在加蓋電子印章時需要進(jìn)行二次密碼驗證（與登錄密碼不相同）。加蓋電子章的操作完成后，系統(tǒng)會在用印登記中自動生成一條用印信息，記錄電子文件的蓋章情況。
2. 清晰的查看方式
印章一覽功能中提供列表和縮略圖兩種查看方式，可將企業(yè)登記的印章全部顯示出來，并且每個印章都會有詳細(xì)的印章名稱、保管人、印章圖片和說明等內(nèi)容，使印章的基本信息展現(xiàn)全面、清晰，也免去使用人對企業(yè)現(xiàn)有印章管理情況的咨詢。
3. 實時的使用動態(tài)
系統(tǒng)會自動根據(jù)印章的外借和歸還情況及時更新印章的在庫狀態(tài)，使用人可通過印章狀態(tài)的更新及時了解印章的可用情況，為員工第一時間完成用印操作提供動態(tài)的數(shù)據(jù)支持。
4. 全面的用印登記
印章管理中的用印登記不僅可以記錄紙質(zhì)文件的用印情況，還可以對系統(tǒng)中審批和公文的正文內(nèi)容蓋章情況自動登記，形成用印記錄，使用印登記涵蓋范圍更廣、更全面。
5. 簡易的借還體系
印章的外借和歸還操作簡單易懂，外借記錄的查看和檢索方便快捷，為印章管理員提供了一個簡易的借還體系，便于印章管理員的管理。
6. 統(tǒng)一的印章維護(hù)
此處的印章維護(hù)不僅可以對傳統(tǒng)的實物章進(jìn)行登記，還可以設(shè)定對應(yīng)的電子章，并授權(quán)哪些人使用，完美的將實物章和電子章相結(jié)合，統(tǒng)一維護(hù)。
7. 詳細(xì)的變更、作廢歷史
系統(tǒng)中對每個印章的變更和作廢操作都會形成對應(yīng)的記錄信息，存留于印章維護(hù)中，方便日后產(chǎn)生問題可以對其進(jìn)行查看和追溯。
廣西某工程項目管理有限責(zé)任公司在使用華天動力的印章管理系統(tǒng)后，印章管理員以及其他借用印章的員工對其一致好評。員工通過對印章一覽的查看及時了解到所用印章是否已經(jīng)外借，可第一時間了解印章動態(tài)，及時使用，避免多次咨詢印章管理員，減少了給自己及他人帶來的困擾。印章管理員通過對印章管理的使用不僅規(guī)范了借還流程，防止印章丟失，還能將用印記錄和OA系統(tǒng)中審批和公文正文的蓋章記錄全面記錄下來，無一遺漏；不僅可以通過印章一覽向全公司展現(xiàn)印章信息以及實時更新在庫狀態(tài)，還可以通過變更、作廢功能將印章維護(hù)，避免了印章管理的疏漏而對企業(yè)造成的損失。
華天OA印章管理系統(tǒng)是一個智能化、系統(tǒng)化、信息化的印章管理系統(tǒng)。通過對印章一覽的展現(xiàn)，系統(tǒng)自動更新在庫狀態(tài)，讓員工實時了解印章的使用情況；通過對印章登記、外借、歸還等一系列的操作，讓企業(yè)對印章的管理形成了系統(tǒng)化的認(rèn)識，規(guī)范了印章的使用；通過對印章各種操作的記錄，可將用印工作信息化的展現(xiàn)出來，使各個步驟都清楚明了，可留痕、可追溯。
OA系統(tǒng)：http://www.bj-bwt.com/ 
