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[搜狐]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的四個難題與對策（上）
[搜狐]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的四個難題與對策（上）
對中國企業(yè)來說，通過應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)來加強(qiáng)企業(yè)治理，提升管理水平和辦公效率已經(jīng)成為一件非常普遍的事情。
OA辦公系統(tǒng)在幫助中國企業(yè)提升內(nèi)部管理方面發(fā)揮了巨大的作用，但其應(yīng)有的價值和潛力，還是沒有被充分發(fā)揮出來。雖然成千上萬的企業(yè)已經(jīng)實施了OA辦公系統(tǒng)，但是對應(yīng)用中遇到的一些問題卻顯得缺少對策。
有些問題是個性化的，有些則比較共性。小編整理了四個有代表性的問題，并邀請了華天動力OA辦公系統(tǒng)的項目總監(jiān)萬先生，一起來探討這些問題的解決辦法。
1、領(lǐng)導(dǎo)者不能持續(xù)支持
有人會覺得奇怪，既然領(lǐng)導(dǎo)者不支持，怎么能采購OA辦公系統(tǒng)呢。其實，的確有很多企業(yè)，在領(lǐng)導(dǎo)者的指示下采購了OA辦公系統(tǒng)，又因為領(lǐng)導(dǎo)者不能夠持續(xù)的關(guān)注和支持，而無法用好系統(tǒng)。
萬先生認(rèn)為，這時候，需要項目負(fù)責(zé)人站出來，他要找到系統(tǒng)應(yīng)用的切入口。這個切入口應(yīng)該是公司管理的重點(diǎn)和痛點(diǎn)，然后通過OA辦公系統(tǒng)找到解決的辦法，形成一個有目標(biāo)、有辦法、有過程、有預(yù)案的報告向管理者匯報。
管理者最喜歡的就是下屬提出解決辦法，而不是羅列問題。當(dāng)他看到這份有理有據(jù)的報告時，即使報告不是很完美，也不見得一定能解決問題，但也會非常樂意去嘗試，必然會全力以赴、自始至終的支持項目負(fù)責(zé)人，去實施報告中的內(nèi)容，這樣系統(tǒng)的應(yīng)用也就水到渠成了。
項目負(fù)責(zé)人需要清楚的是，自己是項目的直接負(fù)責(zé)人，把系統(tǒng)用好，是自己的責(zé)任，自己的擔(dān)當(dāng)，自己能力的體現(xiàn)。只要認(rèn)真想辦法，把OA系統(tǒng)放到企業(yè)管理的角度，放在解決實際問題的角度，而不是為了應(yīng)付使用，就容易獲得管理者的支持。
在獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可后，項目負(fù)責(zé)人還應(yīng)該在執(zhí)行過程中請管理者多參與、多監(jiān)督、多支持，及時向其匯報工作進(jìn)度和成果，相關(guān)的會議也盡量邀請他參加。這樣既能夠保持領(lǐng)導(dǎo)者的熱情，也能夠在企業(yè)內(nèi)形成應(yīng)用OA系統(tǒng)的良好氛圍。
2、員工抵觸
什么樣的員工容易抵觸OA辦公系統(tǒng)呢？主要是一些老員工、中層主管、業(yè)務(wù)人員，以及個人利益受到影響的員工，他們會以各種理由來為自己開脫，比如太忙、沒時間、年紀(jì)太大、系統(tǒng)不好用等。
對這類群體，萬先生認(rèn)為可以用“胡蘿卜加大棒”的方式來解決。“胡蘿卜”就是好處和甜頭，要給這些人設(shè)計好貼身的應(yīng)用，應(yīng)用的數(shù)量不要多，難度也不要大，要容易使用，效果明顯。要讓他們親身感受到OA辦公系統(tǒng)非常好用，可以幫助自己省時、省力的工作，他們自然也就愛上系統(tǒng)了。
對員工取得的成績，要及時表揚(yáng)或表彰，以在企業(yè)內(nèi)部打造良好的使用環(huán)境，爭取贏得主流意見的支持。
“大棒”就是制度和規(guī)則，企業(yè)應(yīng)該制定OA辦公系統(tǒng)的使用制度，明確要求什么事情需要通過OA辦公系統(tǒng)來進(jìn)行，做好了有什么獎勵，做不好有什么懲罰。比如要求所有的申請全部在線上審批，不接受線下申請，并對審批時限提出明確要求，這樣大家就必須多上系統(tǒng)，很快能養(yǎng)成習(xí)慣了。
對OA系統(tǒng)這種新生事物來說，員工需要有一個了解、熟悉、習(xí)慣、依賴的過程。對項目負(fù)責(zé)人來說，應(yīng)該盡量把這個過程縮短，這就要縮短實施周期，設(shè)置好階段目標(biāo)，循序漸進(jìn)，不要試圖一步到位，把實施周期拖得太長，這樣很容易導(dǎo)致員工的氣餒和抵觸。
（待續(xù)）
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA的難題與對策
