首頁 >
研究院 >
OA智庫 >
[科技資訊網(wǎng)]OA軟件流程管理的四個問題
[科技資訊網(wǎng)]OA軟件流程管理的四個問題
在筆者看來，中國企業(yè)的流程管理是很有意思的，在制度和執(zhí)行之間，規(guī)范和效率之間，領(lǐng)導(dǎo)和員工之間，管理和業(yè)務(wù)之間總是存在很多矛盾。
借助OA軟件進(jìn)行流程管理，是中國企業(yè)目前非常普遍的做法。作為一個行之有效的工具，OA軟件在幫助企業(yè)減少和緩和上述矛盾的過程中，起到了重要作用。
日前，在國內(nèi)某知名的CIO社區(qū)上，一些CIO就OA軟件的流程管理進(jìn)行了探討。筆者摘錄了其中幾個典型問題，并邀請到華天動力OA的實(shí)施總監(jiān)萬先生一起來分享一下觀點(diǎn)。
問題1：設(shè)計(jì)OA流程的原則是什么？
有的CIO認(rèn)為，在沒有流程管理以前，OA的原則就是復(fù)制顯示的流程，并修正不適合電子化的部分就OK了。如果有流程管理部門，并且已經(jīng)將流程管理推動到一定程度，那OA就要遵從流程的規(guī)劃，并時刻盯著流程的目標(biāo)。
對此，萬先生表示，這里面提到很重要的一點(diǎn)，那就是“目標(biāo)”。OA軟件中的流程設(shè)計(jì)，不應(yīng)該是現(xiàn)有流程的電子化復(fù)制，電子化只是一種手段，目標(biāo)是對流程進(jìn)行優(yōu)化、簡化和規(guī)范化。當(dāng)然，在設(shè)計(jì)的過程中需要避免極端化，要實(shí)現(xiàn)效率和規(guī)范的統(tǒng)一與平衡，并考慮可執(zhí)行性。因企業(yè)不同，有的需要將流程先優(yōu)化，再固化；而有的則是先固化，再優(yōu)化。
問題2：原想把流程盡可能的細(xì)化，使得每一個數(shù)據(jù)都可以追溯，結(jié)果大家都忙著流程了，卻沒有人做事了怎么辦？
有CIO表示，這個方向肯定錯了，因?yàn)殡娮恿鞒桃彩且心康牡?，邏輯上還有一個潛在的假設(shè)，不能降低太多的效率。
萬先生則表示，這就是典型的效率與規(guī)范失衡，過分的追求規(guī)范，而忽視了效率和執(zhí)行性。這時候需要改進(jìn)流程設(shè)計(jì)，抓住關(guān)鍵數(shù)據(jù)，簡化表單和流程，發(fā)掘系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合與統(tǒng)計(jì)能力，減輕操作者的工作負(fù)擔(dān)。
問題3：你公司的流程是不是有N個小流程，需要時組成大流程？
有CIO回答，這種情況每個公司都存在，在OA中設(shè)計(jì)流程的時候，通常只能在小流程的級別去設(shè)計(jì)。
萬先生認(rèn)為，這要看是什么樣的小流程，如果這些小流程比較固定，且關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)，那么應(yīng)該整合成一個大流程，這就是簡化流程的過程。但如果這些小流程本身非常靈活多變，而且關(guān)聯(lián)性較低，那么整合起來的大流程就會非常復(fù)雜，層級、邏輯太多，反而不容易維護(hù)，這時候就要慎重整合。這里面也涉及到我們說的效率和規(guī)范的統(tǒng)一。
問題4：所謂的流程優(yōu)化，得看由什么人提出來么？
很多CIO認(rèn)同這個觀點(diǎn)，他們認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者對流程的認(rèn)識也可能是有限的。部門領(lǐng)導(dǎo)提出的流程需求，很多時候是基于本職能的角度，而實(shí)施的人要從全流程去考慮，不但是端到端的角度，還要看流程的目的，要圍繞目的去做流程設(shè)計(jì)。一旦為了某個具體細(xì)節(jié)糾結(jié)時，就容易忽略了當(dāng)初設(shè)計(jì)的目的。所以，管理是有主線的，流程管理的主線就是圍繞流程的目的或者目標(biāo)。
對此，萬先生表示，站在全流程的角度去評估這個需求，對流程設(shè)計(jì)者來說是一個很高的要求，因?yàn)檫@不是技術(shù)問題，而是管理問題，是經(jīng)營問題，甚至是公司的戰(zhàn)略問題。
但是，流程設(shè)計(jì)者又必須要統(tǒng)籌全局，否則就會顧此失彼，舍本逐末。如果出現(xiàn)問題難以解決，流程的設(shè)計(jì)者可以在公司會議上組織流程論證，在意見不統(tǒng)一的情況下就只能請最高管理者定奪了。
最后，萬先生也坦言，OA軟件在實(shí)施和使用過程中，就是對公司流程重新梳理和不斷優(yōu)化的過程，可能會影響到一些老舊的方法、習(xí)慣和文化，甚至個人利益，所以出現(xiàn)一些矛盾和沖突是很正常的。
關(guān)鍵詞:
流程
問題
軟件
