對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)涉及面廣，使用人數(shù)多，一旦選型失敗，不但給公司造成損失，也給自己的工作造成很大的負(fù)面影響，一旦搞砸了，用中國(guó)人的話說(shuō)就是“很沒(méi)面子”。因此，如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)選型風(fēng)險(xiǎn)，成為很多CIO關(guān)心的話題。
中國(guó)人的消費(fèi)觀念是貨比三家，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的潛在用戶來(lái)說(shuō)，在引進(jìn)系統(tǒng)之前，多比較一些廠商也是十分必要的。盡管行業(yè)獲得了高速發(fā)展，但配套的一些行業(yè)規(guī)范卻并沒(méi)有相應(yīng)地得到完善。為此，小編從專(zhuān)業(yè)角度出發(fā)，建議CIO們從以下幾個(gè)方面來(lái)規(guī)避選型風(fēng)險(xiǎn)：
一、易用性要高
易用性是華天動(dòng)力OA最早提出的概念，最近幾年,隨著OA辦公系統(tǒng)的日漸普及,OA辦公系統(tǒng)的易用性也受到前所未有的關(guān)注。作為成熟OA的重要標(biāo)志,OA的易用性成為評(píng)價(jià)軟件質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。從目前眾多OA辦公系統(tǒng)用戶的反饋來(lái)看,軟件易用性的情況并不容樂(lè)觀。
這源于在快速發(fā)展的過(guò)程中，易用性仍然沒(méi)有得到廠商的足夠的重視，這在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施成功率。而反觀那些將易用性作為重點(diǎn)的廠商，如華天動(dòng)力已經(jīng)將易用性做得非常細(xì)致了，包括容易實(shí)施、容易使用、容易維護(hù)三大方面，可以極大的節(jié)省用戶的時(shí)間和人力成本，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
在所有企業(yè)管理軟件中，OA辦公系統(tǒng)雖然不是最復(fù)雜的軟件，但因?yàn)樯婕懊孀顝V，需要全員使用，而各類(lèi)型人員電腦水平千差萬(wàn)別，這就對(duì)軟件的易用性提出了非常高的要求。而且，在實(shí)施過(guò)程中，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會(huì)很快冷卻，最后的普及應(yīng)用也將成為空談。
二、實(shí)用性要好
目前，不少?gòu)S商和用戶追求大而全的OA辦公系統(tǒng)，致使OA辦公系統(tǒng)的功能越來(lái)越龐雜，包括資產(chǎn)管理、人力資源管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、進(jìn)銷(xiāo)存管理、項(xiàng)目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模塊都涵蓋與產(chǎn)品之中。
繁多的功能模塊讓很多OA辦公系統(tǒng)看起來(lái)很唬人，但這些功能往往很不實(shí)用。為了追求大而全，不少OA只是搭建了最基本的管理功能，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)完備的業(yè)務(wù)管理。至于那些人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等功能模塊，更是無(wú)法與專(zhuān)業(yè)的管理軟件相比。
但這些像漂亮花瓶似的功能模塊，卻會(huì)給產(chǎn)品增加不少成本，讓用戶在購(gòu)買(mǎi)時(shí)多花費(fèi)不少費(fèi)用。如此花錢(qián)買(mǎi)罪受的行徑豈不是讓人匪夷所思？因此，CIO在選型時(shí)，要牢記自己的核心需求，明白自己真正想要的是什么，才能切實(shí)把系統(tǒng)用起來(lái)。
其實(shí)，如果深究用戶的核心需求，那仍然是工作流管理，這是OA辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用，這也是OA辦公系統(tǒng)的最大價(jià)值所在。在這方面，以工作流管理專(zhuān)家著稱的華天動(dòng)力顯得非常務(wù)實(shí)，不會(huì)讓那些五花八門(mén)的功能喧賓奪主，提出的“工作流2.0”能將工作流管理的功能做到極致，在此基礎(chǔ)上兼顧其他功能模塊的開(kāi)發(fā)，為用戶提供了非常實(shí)用的協(xié)同辦公平臺(tái)。
三、整合性要強(qiáng)
因?yàn)闆](méi)有考慮和其他系統(tǒng)的整合問(wèn)題，導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用失敗的案例在近幾年內(nèi)越來(lái)越多。目前，很多企業(yè)都會(huì)同時(shí)引進(jìn)多個(gè)信息系統(tǒng)，但因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的平臺(tái)，信息孤島的現(xiàn)象日益嚴(yán)重。而OA辦公系統(tǒng)涉及面廣，包容性強(qiáng)，成為企業(yè)中心平臺(tái)的最佳選擇。
但這需要OA辦公系統(tǒng)具有很開(kāi)放的架構(gòu)和很強(qiáng)的整合能力，發(fā)揮統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。而以華天動(dòng)力為代表的OA辦公系統(tǒng)在整合性上進(jìn)行了積極的探索，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)OA與ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等的無(wú)縫鏈接。
事實(shí)上，華天動(dòng)力提出的OA辦公系統(tǒng)工作流2.0，最大的突破就在于將整合性發(fā)揮到極致，既能實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)內(nèi)部工作流之間的數(shù)據(jù)整合，如借款與報(bào)銷(xiāo)、預(yù)算與決算等；又能實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)工作流與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，如HR、ERP、CRM等。
最后，小編要提醒的是，作為企業(yè)級(jí)應(yīng)用的產(chǎn)品，選型者不應(yīng)該只是看到OA辦公系統(tǒng)的購(gòu)買(mǎi)價(jià)格，而應(yīng)該考慮其綜合成本，包括購(gòu)買(mǎi)成本、實(shí)施成本、使用成本、服務(wù)成本、升級(jí)成本等一系列成本，這里面有大量的隱含成本。也許有的OA辦公系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)成本低，但綜合成本卻很可能非常高，后期面臨著用不起的風(fēng)險(xiǎn)。
