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[騰訊]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)專心解決工作流管理問題
[騰訊]OA辦公系統(tǒng)應(yīng)專心解決工作流管理問題
與其他IT系統(tǒng)相比，OA或許相對(duì)簡單，因?yàn)槠渲饕巧婕捌髽I(yè)內(nèi)部的管理和溝通。但是關(guān)于OA實(shí)施失敗的案例我們也不乏聽到，抑或說我們很少聽到很成功的OA案例。
廠商技術(shù)不過關(guān)？目前市場(chǎng)上關(guān)于OA的產(chǎn)品很多，功能看上去也很齊全。但是有些功能或只是看上去很美，對(duì)于用戶而言很多時(shí)候是本末倒置了。其實(shí)OA技術(shù)目前相對(duì)成熟，但是其成功與否還更關(guān)系理念，包括廠商的和用戶的。
看上去很美的“無所不能”
關(guān)于如何選型OA，有很多專家支招，如關(guān)于成本問題，業(yè)界就有“去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控廠商”的潛規(guī)則。但是對(duì)于功能選型，此方面支招的較少。在很多人看來，OA的產(chǎn)品和技術(shù)是大同小異。
但是OA的成功，選型是第一步。而選型成功最關(guān)鍵的是找對(duì)功能最符合的產(chǎn)品。因此首先要弄清楚OA解決的是哪些問題，OA應(yīng)該是用來解決企業(yè)內(nèi)部工作流程管理的。
下面我們看看市場(chǎng)上OA產(chǎn)品的情況，其實(shí)大多數(shù)已經(jīng)不局限于工作流管理，甚至有很多是可以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的。有些所宣稱的功能，已經(jīng)可以與PLM等軟件相媲美了。在這樣的功能之下，OA更相當(dāng)于企業(yè)IT系統(tǒng)的一個(gè)大雜燴，亦或是廠商所說的大協(xié)同平臺(tái)。
之前記者和一位汽車行業(yè)用戶交流，得知其OA系統(tǒng)是其公司自己研發(fā)的，主要是用于內(nèi)部的工作流程管理。究其自己研發(fā)的原因，該用戶指出很大原因是目前市場(chǎng)上OA產(chǎn)品確實(shí)眾多，對(duì)于功能描述也很齊全。但是對(duì)于企業(yè)用戶而言，在這種大而全面前進(jìn)行選型，有時(shí)會(huì)分不清主次。
如此看來，OA所具備的特質(zhì)不是大而全，而應(yīng)是專一。有些看上去很萬能的OA系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)用戶而言并不受用。
相反，很多企業(yè)只是期望實(shí)現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一化管理，但是很多集眾多功能于一身的OA平臺(tái)，則因?yàn)楸灸┑怪玫脑O(shè)計(jì)，而偏離了其本應(yīng)解決的核心問題。 也是因?yàn)槿绱?，一方面一些企業(yè)選擇自己研發(fā)OA，另一方面一些企業(yè)的OA系統(tǒng)還是流于簡單的公告等作用。既沒有發(fā)揮大平臺(tái)作用，也沒有“做好本職工作”。
OA應(yīng)專心解決工作流管理問題
那做好工作流管理，又應(yīng)從哪些方面入手呢？號(hào)稱工作流管理專家的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)所支持的流程類型，給我們提供了一個(gè)清晰的思路。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)支持七大流程類型，即固定流程、自由流程、自由順序流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程和無流程，這七種類型也基本滿足了目前企業(yè)中管理制度、組織結(jié)構(gòu)和人員崗位的各種變化所帶來的各種復(fù)雜需求。
從各個(gè)流程特點(diǎn)來看，這七大流程也很好地用業(yè)務(wù)性地語言描述了目前企業(yè)中對(duì)于工作流管理的需求。如固定流程特點(diǎn)是由管理員設(shè)置好流程，申請(qǐng)人和審批人都不能隨意更改流程；分支流程則具有分支結(jié)構(gòu)，由審批人從分支流程中選擇一個(gè)向下流轉(zhuǎn)；并發(fā)流程可以實(shí)現(xiàn)多線程流轉(zhuǎn)，多個(gè)分支同時(shí)并行流轉(zhuǎn)，然后匯總結(jié)束；半自由流程則是流程前半段固定，后半段自由，由審批人自行指定下一批審批人。
從華天動(dòng)力官網(wǎng)上，也可以看到各個(gè)流程之間的結(jié)合也可以設(shè)計(jì)出新的較為復(fù)雜的工作流。如人工節(jié)點(diǎn)和系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)相結(jié)合、自由流程和固定流程相結(jié)合、文本表單和電子表單相結(jié)合，就可以設(shè)計(jì)出任何復(fù)雜的工作流。各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)以上七大流程，將企業(yè)的工作流進(jìn)行分拆，以相應(yīng)的模式進(jìn)行管理。
從華天動(dòng)力而言，這七大流程也是充分體現(xiàn)了其一直倡導(dǎo)的“智慧流程”的特點(diǎn)。 對(duì)于企業(yè)用戶而言，OA系統(tǒng)不再是常規(guī)所理解的審批系統(tǒng)，而更多的還需承擔(dān)流程管理。
華天動(dòng)力在強(qiáng)調(diào)智慧流程時(shí)，更多地強(qiáng)調(diào)了工作流引擎，即華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的工作流并非只限于審批流程，而是BPM管理，是一個(gè)開放的業(yè)務(wù)建模工具，企業(yè)可以用這個(gè)工具去搭建各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一管理和持續(xù)優(yōu)化。
而對(duì)于很多用戶所關(guān)心的，既可以保證工作流管理的順暢，同時(shí)也可以進(jìn)行各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的簡單整合，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的表單可以比較好地實(shí)現(xiàn)。其可以方便的與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享。
據(jù)悉，用戶可以將OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR、ERP、CRM等數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這就是華天動(dòng)力提出的工作流2.0概念。
這樣的OA系統(tǒng)不是一個(gè)大平臺(tái)，但是卻可以與各個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行很好地聯(lián)動(dòng)。對(duì)于企業(yè)而言，也可以很好地進(jìn)行管理，消除企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。 OA是眾多企業(yè)中開始較早的信息化行為，但是聽上去很簡單的OA卻經(jīng)常面臨著失敗，亦或是只是成為企業(yè)信息的內(nèi)部公告牌。
所以，大而全的企業(yè)內(nèi)部大平臺(tái)，不是OA系統(tǒng)的職能，也不應(yīng)成為OA功能宣傳的口號(hào)。OA更應(yīng)定位于工作流的管理，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣?，同時(shí)又可以與各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)整合，真正地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)更加聯(lián)動(dòng)、靈活。
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工作流
騰訊
辦公系統(tǒng)
